合同是合作间的规范约束,保障着企业业务合作的有序运作,合同是企业业务开展不可或缺的一部分。但是在现实的企业合同管理中,仍旧存在着很多问题。
1、合同文本量大,实际审核费时费力,不仅效率低,还很容易出错。
2、合同模板很难进行统一控制,导致公司的合同规章制度比较难落地。
3、线上审批后,还需线下用印,用印文件与审批文件是否一致?印章管理员有很大压力。
4、合同审批签署完成,放进了文件库,真的要找出原件的时候,想要快速找到很难。
5、合同的履行和实际的销售、采购业务以及收付款没有关联,所谓的合同管理,也只是单纯的把合同文件放起来保存而已。
6、领导一旦出差,就没办法签合同,很多时候会造成业务等待合同的情况,或者倒签合同。
......
针对这些十分常见的管理问题,企业在数字化转型的进程中,也亟需针对合同管理业务进行数字化改善。因此,很多企业都需要一个具备数字化功能的合同管理工具。
针对企业的数字化合同管理需求,现在,很多OA系统都开辟了合同管理版块功能,从合同前期、相对方管理、模板管理,到合同便捷起草、内外部磋商、合同合规审批、电子签署、合同履约控制、合同电子归档等各个环节,形成合同全生命周期的管理体系,大大提高了企业数字化合同管理的进程。
合同管理工具需要具备的6大核心能力
一、高效的文本处理能力
文本处理能力涉及文本编辑、排版、存储等方面。数字化合同管理需要能够快速编辑合同文本,支持多种格式的文本编辑,如Word、PDF等,同时需要支持多种文件格式的转换,如PDF转Word、图片转文字等。此外,数字化合同管理还需要支持多种文件格式的存储,如文本文件、图片文件等。而且,针对比较常用的合同模板文件,也需要解决其合同起草、修订工作量大的问题。
二、智能流程审批能力
智能流程审批能力一般包括流程设计、流程优化、审批节点设置等内容。数字化合同管理需要根据企业的实际需求,快速设计出符合企业需求的合同审批流程,并且能够根据实际运行情况进行优化和调整。同时,数字化合同管理还需要能够设置不同的审批节点,根据节点的重要性、紧急性等因素进行分类处理,提高审批效率。
三、全程数字化能力
全程数字化能力涉及数字化签名、数字化盖章、数字化存储等方面功能。数字化合同管理需要能够实现全程数字化签名和盖章,保证合同的真实性和合法性。同时,数字化合同管理还需要支持数字化存储和备份,方便企业随时进行查阅和调用。
四、业财协同能力
业财协同能力,包括财务数据采集、财务数据分析和财务工作协同等事项。数字化合同管理需要能够从财务系统中采集数据,并且能够进行财务数据分析和管理。同时,合同管理还要与财务部门进行协同工作,及时反馈合同执行情况、款项支付情况等重要信息,帮助企业实现业务和财务的一体化管理。
五、全程风控能力
全程风控能力,包括风险识别、风险评估和风险应对等方面内容。企业要在合同签订前进行风险识别和评估,避免签订不合规的合同。同时,在合同执行过程中,也要进行风险监控和预警,及时发现和处理风险事件。此外,在合同结束后,还要进行风险总结和反馈,不断完善企业的风控体系。
六、数据分析能力
数据分析能力,一般包括数据采集、数据加工和数据展示等内容。数字化合同管理需要从各个业务系统中采集数据,并进行数据清洗和加工,生成各种数据报表和分析报告。同时,还需要将数据分析结果以图表等形式展示出来,帮助企业领导层更好地了解企业运营情况,并进行相关决策。
企业选择OA系统进行数字化合同管理,除了需要具备一些必须的能力外,还需要注意一些其它方面的协同和调整。
1、跨部门协同
数字化合同管理需要企业各个部门之间的协同合作,包括销售、采购、财务、法务等部门。企业要建立跨部门的沟通机制和协作流程,确保各部门之间的信息共享和协同合作,提高合同管理的效率和准确性。
2、信息系统整合
数字化合同管理需要与企业的其他信息系统进行整合,如ERP、CRM、SRM等。企业需要建立统一的信息技术平台,实现各个系统之间的数据交换和信息共享,避免出现信息孤岛和重复录入数据等问题。
3、合法合规
数字化合同管理需要遵守国家法律法规和行业标准,确保合同的合法性和规范性。企业需要建立合法合规的流程和机制,确保合同的签订、履行、存档等环节符合法律法规的要求。
4、安全保障
数字化合同管理需要建立完善的安全保障机制,确保合同数据的安全性和保密性。企业需要采取一系列安全措施,如数据加密、访问控制、权限管理等,防止合同数据被泄露、篡改或损坏。
5、人员培训
数字化合同管理需要相关人员进行专业的培训和学习。企业需要开展培训活动,提高相关人员的计算机操作水平、合同管理技能和法律意识等,以确保数字化合同管理的顺利实施和管理水平的不断提高。
总之,合同管理数字化转型的实现,需要从多个方面入手,包括创建和审批流程、实时掌握进度、电子存档和查询、风险预警和管理、业务系统的集成和整合、法律合规和安全保障以及人员培训和管理等。只有全面实现这些方面的数字化转型,才能更好地提升企业的管理水平和竞争力。
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作者 管理员 企业
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