OA系统合同管理，企业数字化转型的助力器

合同是合作间的规范约束，保障着企业业务合作的有序运作，合同是企业业务开展不可或缺的一部分。但是在现实的企业合同管理中，仍旧存在着很多问题。

1、合同文本量大，实际审核费时费力，不仅效率低，还很容易出错。

2、合同模板很难进行统一控制，导致公司的合同规章制度比较难落地。

3、线上审批后，还需线下用印，用印文件与审批文件是否一致？印章管理员有很大压力。

4、合同审批签署完成，放进了文件库，真的要找出原件的时候，想要快速找到很难。

5、合同的履行和实际的销售、采购业务以及收付款没有关联，所谓的合同管理，也只是单纯的把合同文件放起来保存而已。

6、领导一旦出差，就没办法签合同，很多时候会造成业务等待合同的情况，或者倒签合同。

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针对这些十分常见的管理问题，企业在数字化转型的进程中，也亟需针对合同管理业务进行数字化改善。因此，很多企业都需要一个具备数字化功能的合同管理工具。

针对企业的数字化合同管理需求，现在，很多OA系统都开辟了合同管理版块功能，从合同前期、相对方管理、模板管理，到合同便捷起草、内外部磋商、合同合规审批、电子签署、合同履约控制、合同电子归档等各个环节，形成合同全生命周期的管理体系，大大提高了企业数字化合同管理的进程。

合同管理工具需要具备的6大核心能力

一、高效的文本处理能力

文本处理能力涉及文本编辑、排版、存储等方面。数字化合同管理需要能够快速编辑合同文本，支持多种格式的文本编辑，如Word、PDF等，同时需要支持多种文件格式的转换，如PDF转Word、图片转文字等。此外，数字化合同管理还需要支持多种文件格式的存储，如文本文件、图片文件等。而且，针对比较常用的合同模板文件，也需要解决其合同起草、修订工作量大的问题。

二、智能流程审批能力

智能流程审批能力一般包括流程设计、流程优化、审批节点设置等内容。数字化合同管理需要根据企业的实际需求，快速设计出符合企业需求的合同审批流程，并且能够根据实际运行情况进行优化和调整。同时，数字化合同管理还需要能够设置不同的审批节点，根据节点的重要性、紧急性等因素进行分类处理，提高审批效率。

三、全程数字化能力

全程数字化能力涉及数字化签名、数字化盖章、数字化存储等方面功能。数字化合同管理需要能够实现全程数字化签名和盖章，保证合同的真实性和合法性。同时，数字化合同管理还需要支持数字化存储和备份，方便企业随时进行查阅和调用。

四、业财协同能力

业财协同能力，包括财务数据采集、财务数据分析和财务工作协同等事项。数字化合同管理需要能够从财务系统中采集数据，并且能够进行财务数据分析和管理。同时，合同管理还要与财务部门进行协同工作，及时反馈合同执行情况、款项支付情况等重要信息，帮助企业实现业务和财务的一体化管理。

五、全程风控能力

全程风控能力，包括风险识别、风险评估和风险应对等方面内容。企业要在合同签订前进行风险识别和评估，避免签订不合规的合同。同时，在合同执行过程中，也要进行风险监控和预警，及时发现和处理风险事件。此外，在合同结束后，还要进行风险总结和反馈，不断完善企业的风控体系。

六、数据分析能力

数据分析能力，一般包括数据采集、数据加工和数据展示等内容。数字化合同管理需要从各个业务系统中采集数据，并进行数据清洗和加工，生成各种数据报表和分析报告。同时，还需要将数据分析结果以图表等形式展示出来，帮助企业领导层更好地了解企业运营情况，并进行相关决策。

企业选择OA系统进行数字化合同管理，除了需要具备一些必须的能力外，还需要注意一些其它方面的协同和调整。

1、跨部门协同

数字化合同管理需要企业各个部门之间的协同合作，包括销售、采购、财务、法务等部门。企业要建立跨部门的沟通机制和协作流程，确保各部门之间的信息共享和协同合作，提高合同管理的效率和准确性。

2、信息系统整合

数字化合同管理需要与企业的其他信息系统进行整合，如ERP、CRM、SRM等。企业需要建立统一的信息技术平台，实现各个系统之间的数据交换和信息共享，避免出现信息孤岛和重复录入数据等问题。

3、合法合规

数字化合同管理需要遵守国家法律法规和行业标准，确保合同的合法性和规范性。企业需要建立合法合规的流程和机制，确保合同的签订、履行、存档等环节符合法律法规的要求。

4、安全保障

数字化合同管理需要建立完善的安全保障机制，确保合同数据的安全性和保密性。企业需要采取一系列安全措施，如数据加密、访问控制、权限管理等，防止合同数据被泄露、篡改或损坏。

5、人员培训

数字化合同管理需要相关人员进行专业的培训和学习。企业需要开展培训活动，提高相关人员的计算机操作水平、合同管理技能和法律意识等，以确保数字化合同管理的顺利实施和管理水平的不断提高。

总之，合同管理数字化转型的实现，需要从多个方面入手，包括创建和审批流程、实时掌握进度、电子存档和查询、风险预警和管理、业务系统的集成和整合、法律合规和安全保障以及人员培训和管理等。只有全面实现这些方面的数字化转型，才能更好地提升企业的管理水平和竞争力。